Steuerliche Betriebsprüfung

Die Alarmglocken schrillen: das Finanzamt hat eine Betriebsprüfung angekündigt. Was kommt auf Sie zu? Müssen Sie etwas nacherklären? Welche Kosten sind zu erwarten? Für kleinere und mittlere Betriebe ist eine Außenprüfung durch das Finanzamt ein schwerwiegender Eingriff. Die Prüfer haben einen großen Ehrgeiz: sie möchten ein Mehrergebnis finden. Wie können Sie sich schützen, welche Unterstützung benötigen Sie?

Finanzamt erhält nur Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung

Dem Finanzamt wird im Normalfall nur der Jahresabschluss, also Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung, eingereicht. Belege werden in der Regel nicht beigefügt. Ob die Unterlagen steuerlich zutreffend gebucht sind, und ob die gewählte Gestaltung der steuerlichen Verhältnisse den Gesetzen und anderen steuerlichen Vorschriften entspricht, kann das Finanzamt erst nach Durchführung einer steuerlichen Außenprüfung, die meist Betriebsprüfung genannt wird, endgültig feststellen.

Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater leistet Unterstützung bei steuerlichen BetriebsprüfungenHinweise und Arbeitshilfe für die Betriebsprüfung

Die nachfolgenden Hinweise sollen Ihnen als Arbeitshilfe und Information zur Vorbereitung auf die Betriebsprüfung dienen. Sie werden über eine Betriebsprüfung mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung informiert. Selbst die Finanzverwaltung empfiehlt, Ihren Steuerberater zur anstehenden Betriebsprüfung einzubeziehen. Falls Sie bisher Ihre steuerlichen Angelegenheiten ohne einen Steuerberater erledigt haben, wird es jetzt endgültig Zeit, einen steuerlichen Berater auszuwählen.

Was ist Inhalt einer Betriebsprüfung?

Die steuerliche Betriebsprüfung wird Ihre erklärten Einkünfte sowie weitere Besteuerungsgrundlagen prüfen. Die wichtigsten Steuerarten sind die Einkommensteuer bzw. Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer (soweit sie steuerpflichtige Leistungen erbringen) und Gewerbesteuer. Von der letzteren sind Freiberufler befreit.

Welche Steuerarten und Zeiträume von der Prüfung erfasst sind, ergibt sich aus der Prüfungsanordnung.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Für die Prüfung werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen herangezogen. Dies sind insbesondere die Finanzbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung. Gegenstand sind auch Urkunden, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Zahlungsvereinbarungen, Verträge sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen und Daten.

Betriebsprüfung wirkt meist zuungunsten der geprüften Unternehmen

Zwar tritt das Finanzamt an, um gleichmäßig zu besteuern, so dass zu Ihren Gunsten wie auch zu Ihren Ungunsten geprüft werden soll, doch in der Praxis liegt das Augenmerk auf Mehrergebnisse. So enden die meisten Prüfungen mit Nachzahlungen.

Wann findet eine Betriebsprüfung statt?

Der Beginn der Betriebsprüfung wird in der Prüfungsanordnung festgelegt. Aus wichtigen Gründen kann dieser Termin verschoben werden; Sie können uns, Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater, bitten eine Verschiebung zu erwirken.

Wie wird geprüft?

Zum Standard einer steuerlichen Außenprüfung gehört die elektronische Betriebsprüfung. Hier werden die elektronischen Buchungssätze ausgewertet und mit Hilfe einer Prüfsoftware auf Auffälligkeiten geprüft. Die Finanzverwaltung lässt ihre Erfahrungen aus sämtlichen Prüfungen in Deutschland in diese Software einfließen. Entsprechend erfolgreich sind die Ergebnisse.

Die elektronische Betriebsprüfung bietet dem Steuerprüfer drei Möglichkeiten des Datenzugriffs:

Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)

Der Prüfer nutzt selbst die für die Buchhaltung verwendete Hard- und Software Ihres Unternehmens und erhält hierdurch Einsicht in die gespeicherten Daten. Eigene Auswertungsprogramme darf der Prüfer dabei in Ihrem EDV-System nicht einsetzen, er müsste vielmehr die zu analysierenden Daten extrahieren und extern abspeichern.

Mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Der Prüfer lässt nach seinen Vorgaben von Ihnen Auswertungen maschinell erstellen. Gerade bei komplexen Systemen wie SAP, Oracle oder Navision wird diese Form die bevorzugte sein.

Datenträgerüberlassung (Z3)

Die häufigste Form des Datenzugriffs ist die Datenträgerüberlassung. Systeme wie DATEV bieten eine komfortable Lösung, die entsprechenden Daten zu erzeugen.

Die übergebenen Daten werden vom Prüfer mit eigener Hard- und Software ausgewertet. In der Regel kommt das Datenanalyseprogramm IDEA zum Einsatz. Die Finanzbehörden verwenden innerhalb der IDEA-Software Prüfmakros, die im Zusatzmodul AIS Tax Audit zusammengefasst sind. Darunter finden sich Standardauswertungen der Betriebsprüfung, der Lohnsteuer-Außenprüfung und der Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Tax Audit umfasst derzeit 60 vordefinierte Prüfmakros. Interessant können die Prüfmakros auch für Unternehmen sein, da sie so eine Prüfung durch die Finanzbehörden simulieren können.

Der Prüfer kann diese drei Möglichkeiten nach pflichtgemäßem Ermessen alternativ oder auch zusammen einsetzen.

Für alle diese Möglichkeiten gilt: Der Prüfer hat lediglich das Recht, die Daten Ihres Unternehmens zu lesen und mit Hilfe der Hard- und Software der Steuerverwaltung auszuwerten; Veränderungen darf er nicht vornehmen. Bitte tragen Sie in Ihrem eigenen Interesse dafür Sorge, dass die Zugriffsrechte für den Prüfer entsprechend eingerichtet werden.

Vorbereitung auf die Prüfung

Die nachfolgende Checkliste soll Ihnen die Vorbereitung auf die bevorstehende Prüfung erleichtern.

Während der Prüfung

Die Betriebsprüfung sollte mit einem einführenden Gespräch beginnen. Hier kann bereits die erste Tendenz erkannt werden, in welche Richtung der Prüfer gehen will. Unbedingt sollte bei diesem Gespräch Ihr Steuerberater anwesend sein.

Benennen Sie unbedingt die Ansprechpartner und stellen Sie allen anderen klar, dass Sie ohne Ihre Einwilligung keine Auskünfte geben dürfen.

Eine Betriebsbesichtigung erleichtert dem Prüfer das Verständnis für Ihr Unternehmen.

Mitwirkungspflichten bei der Betriebsprüfung

Das Finanzamt verpflichtet Sie in der Prüfungsanordnung zur Mitwirkung. Diese können Sie nicht verweigern. Ihre Mitwirkungspflichten in der Prüfungsanordnung aufgelistet.

Worauf Sie noch achten sollten

Es macht wenig Sinn den Prüfer zu verärgern. Er wird sich entsprechend verhalten, was nicht unbedingt vorteilhaft für Sie sein muss. Daher sollten Sie ihn in seiner Arbeit unterstützen:

  • Unterlagen entsprechend der Checkliste sollten zum Beginn der Prüfung vorliegen.
  • Während der Prüfung sollten angeforderte Unterlagen zeitnah vorgelegt werden.
  • Schwierige Fragen und solche, die Sie nicht sofort beantworten können, sollten unbedingt mit Ihrem Steuerberater besprochen werden.
  • Die Feststellungen des Prüfers werden im Rahmen einer Schlussbesprechung erörtert. Die Schlussbesprechung ist besonders wichtig. Keinesfalls sollte darauf verzichtet werden. Prüfer überreden gern zu einem solchen Verzicht. In fast allen Fällen kann die Nachforderungen des Finanzamtes gesenkt werden.

Nach der Betriebsprüfung

Im Anschluss an die Betriebsprüfung wird vom Prüfer ein schriftlicher Prüfungsbericht erstellt. Sie sollten diesen Bericht bereits vor der Auswertung durch den Innendienst des Finanzamtes verlangen, um zu strittigen Sachverhalte Stellung zu nehmen.

Bleibt das Finanzamt uneinsichtig, können Sie auch nach Ergehen der geänderten Steuerbescheide Einspruch einlegen, wird diesem nicht stattgegeben bleibt die Klage vor dem Finanzgericht.