Hinweisgebersystem für Whistleblower

Whistleblower

Nachdem in den letzten Jahren immer wieder spektakuläre Fälle durch die Medien gegangen sind, haben Diskussionen über sogenannte „Whistleblower“ an Bedeutung gewonnen. Gemeint sind Mitarbeiter, die anonyme Hinweise über Gesetzesverstöße im Unternehmen geben. Da der Staat daran interessiert ist, über solche „Hinweisgeber“ die Aufdeckung von Straftaten zu fördern, schützt er Whistleblower per Gesetz durch Wahrung ihrer Identität.

Hinweisgebersystem

Für Finanzdienstleistungsinstitute schlägt sich dies in § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 3 KWG nieder. Danach haben sie ein Hinweisgebersystem einzurichten, das es Mitarbeitern ermöglicht, Gesetzesverstöße oder strafbare Handlungen unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität zu melden. Eine dazu geeignete Stelle kann innerhalb oder außerhalb des Unternehmens eingerichtet werden.

Problem der Umsetzung

Doch wie soll man dies in einem relativ überschaubaren Unternehmen umsetzen? Als interne Lösung ist z.B. die Aufstellung eines Briefkastens mit der Aufschrift „Anonyme Hinweise“ in Gemeinschaftsräumen des Büros, z.B. in der Küche, beliebt. Je nach Größe des Unternehmens könnte dabei die Wahrung der Anonymität jedoch angezweifelt werden. Externe Möglichkeiten gab es bislang kaum.

Zentrale Stelle der BaFin

Seit Anfang Juli 2016 bietet nun die BaFin eine zentrale Hinweisgeberstelle zur Entgegennahme von Hinweisen zu tatsächlichen oder möglichen Verstößen gegen aufsichtsrechtliche Vorschriften an. Diese wurde explizit für Whistleblower aus den von der BaFin beaufsichtigten Instituten eingerichtet. Mitarbeiter können dort Hinweise anonym einreichen. Informationen dazu finden Sie unter:

http://www.bafin.de/DE/Aufsicht/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_artikel.html

Aufnahme ins Orga-Handbuch

Um der gesetzlichen Vorschrift Rechnung zu tragen, können Sie nun in Ihre Organisationsrichtlinien aufnehmen, dass Sie diese Hinweisgeberstelle der BaFin als Ihre externe „zentrale Stelle“ nutzen. Wenn Sie das elektronische Organisationshandbuch des VuV nutzen, wird dies im nächsten Update Ende Juli 2016 enthalten sein.

Kommunikationswege

Wenn Sie die Regelung selbst in Ihre Organisationsrichtlinien einarbeiten wollen, können Sie folgende Kommunikationswege anbieten:

Kommunikationsweg Kontaktdaten
E-Mail hinweisgeberstelle@bafin.de
Post Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
Hinweisgeberstelle
Graurheindorfer Straße 108
53117 Bonn
Telefon +49 (0)228 4108 2355
Persönlich Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
Hinweisgeberstelle
Dreizehnmorgenweg 44-48
53175 Bonn

Hinweis an Mitarbeiter

Empfehlenswert ist aber ein Hinweis an die Mitarbeiter, dass das Whistleblowing der Aufdeckung von Gesetzesverstößen dient, die unter Umständen eine Strafverfolgung nach sich ziehen. Andere Sachverhalte, wie Missstände im Unternehmen, Meinungsverschiedenheiten zwischen Mitarbeitern, sonstige Kritik oder Unzufriedenheit, sind unternehmensintern zu klären. Ansprechpartner sind die Geschäftsleitung oder der Compliance-Beauftragte.

Alternative interne Lösung

Die Nutzung der Hinweisgeberstelle der BaFin als externe Lösung ist eine Möglichkeit, aber kein „Muss“. Wer bei seinem Briefkasten in der Büroküche oder einer anderen internen Lösung bleiben möchte, kann dies tun, solange die BaFin nichts Gegenteiliges verlangt.

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