DATEV Buchungsautomat

Keine Buchung ohne KI

Wie die künstliche Intelligenz das Geschäftsfeld Buchhaltung verändert

Es scheint ausgemacht zu sein, verfolgt man Äußerungen von Kammern, Verbänden und Softwareproduzenten: das Brot- und Buttergeschäft Buchhaltung wird sich dramatisch verringern, neue Geschäftsfelder müssen erschlossen werden. Grund sind leistungsfähige Algorithmen, häufig als künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet. Ziel soll die automatische Erkennung des Buchungsstoffes sein und dessen Umsetzung in Buchungssätzen mit einer hohen Verlässlichkeit.

Komfortable neue Welt oder Arbeitsplatzvernichtung?

Seit der flächendeckenden Verbreitung der Computer ab den 1990er Jahren begleiten uns die Versprechen der IT-Industrie, assistiert von den Befürchtungen der Rationalisierungsgegner. Immense Zeitersparnis auf der einen, Vernichtung von Arbeitsplätzen auf der anderen Seite sind Narrative, die der Menschheit nicht erst seit der 3. Industriellen Revolution, sondern seit den Anfängen des Kapitalismus begleiten. Eingetreten ist weder das eine noch das andere. Soll das jetzt alles anders sein? Hat die künstliche Intelligenz das Zeug, alle bisherigen Entwicklungen zu konterkarieren und ein ganz neues ökonomische Zeitalter einzuleiten? Ja, sagen die einen. Die anderen verweisen auf neue Dienstleistungen, die erst durch die KI entstehen und wegfallende Arbeitsplätze kompensieren. Eine Entwicklung also, wie sie bisher mit jeder umwälzenden Innovation abgelaufen ist.

Die Arbeitsproduktivität stagniert

Vieles spricht für die zweite Position. Die Versprechen, die wir seit Einführung der Arbeitsplatzcomputer gebetsmühlenartig über uns ergehen lassen mussten, haben sich aus ökonomischer Sicht nicht erfüllt. Die Produktivität in den Verwaltungen stagniert seit Jahrzehnten. Dies wundert vielleicht. Können wir nicht viel schneller schreiben, rechnen, präsentieren? Ja. Das können wir. Doch wir schreiben mehr, rechnen mehr und präsentieren mehr. Dadurch müssen wir auch mehr lesen, mehr Auswertungen durcharbeiten und mehr Präsentationen über uns ergehen lassen. Gesparte Zeit wird durch höhere Papier- bzw. PDF-Produktion und deren Konsumtion egalisiert. Produktivitätsgewinn: 0%. Schauen wir nur das E-Mail an. Natürlich geht Kommunikation viel schneller, kein Druck, kein Kuvertieren, kein Postweg. Und billiger. Ergebnis ist eine E-Mail-Flut, die beantwortet und bearbeitet werden will. Und das möglichst sofort. Tatsächlich sitzen sogar mehr Menschen in den Verwaltungen der Wirtschaft, der öffentlichen Hand und auch in unseren Kanzleien. Höhere Anforderungen in fast allen Rechtsgebieten sowie das hefeteigähnliche Wachstum von Compliance-, Risiko-, Gleichstellungs-, Umwelt-, Datenschutz-, Geldwäsche- und weiteren Beauftragten sind die wichtigsten Gründe dafür. Die ersten Klima- bzw. CO2-Beauftragen wurden bereits gesichtet und es wird auch nicht mehr lange dauern, bis die ersten Political-Correctness-Beauftragten ihre Büros beziehen.

Buchen, ganz automatisch

Und nun kommt der Buchungsautomat. Das führende Softwarehaus in unserer Branche, die DATEV, steckt gerade erheblichen Aufwand in dessen Entwicklung. Wer das Programm Unternehmen online nutzt, kennt bereits Elemente davon. Belege werden maschinell ausgewertet und daraus Buchungsvorschläge generiert. Die Trefferquote ist beachtlich, doch noch zu niedrig, um von Automation zu sprechen. Zukünftig sollen verlässliche Buchungssätze bei mehr als 90% des Buchungsstoffes erzeugt werden. Möglich wird dies durch künstliche Intelligenz. DATEV kann dabei auf ein riesiges Datenpotenzial zurückgreifen, mit denen die KI angelernt werden kann. Der Buchungsautomat greift nicht nur auf die historischen Buchungssätze des jeweiligen Mandanten zurück, sondern wertet auch diejenigen der gesamten Kanzlei aus. Auf der dritten Ebene werden sämtliche Buchungssätze aller DATEV-Kanzleien durchforstet, soweit diese ihren Datenbestand im Rechenzentrum gespeichert haben und der diesbezüglichen Nutzung nicht widersprochen haben. Datenschutzrechtlich ist dies unbedenklich, weil nur abstrakte Daten ohne Personenbezug ausgewertet werden.

Milliarden von Buchungssätzen werden ausgewertet

Die KI liest nicht nur die rechnungstypischen Daten aus, sondern versucht die gesamten auf einer Rechnung enthaltenen Merkmale zu erfassen, um damit Falltypen zu erzeugen. Absenderdaten, Bankverbindungen, Produktdaten oder auf der Rechnung wiedergegebene Kennzeichen des Bestellers ermöglichen eine sehr feine Kategorisierung. Mit Hilfe dieser Eigenschaften wird der Milliarden von Datensätzen große Buchungsbestand gefiltert. Die gefundenen gleichartigen Fälle werden hinsichtlich ihrer Buchungsbestandteile ausgewertet. Die Erkenntnisse der Maschine führen zu Buchungsvorschlägen. Natürlich ist das Buchungsverhalten nur sehr grob normiert und es findet sich eine breite Palette von Buchungsideen. Aber dank stochastischer Methoden kann ein Buchungssatz vorgeschlagen werden, der mit einer hohen Wahrscheinlichkeit zutreffend ist. Ist der Buchungsautomat von seiner Lösung überzeugt, kennzeichnet er den Vorschlag mit einem grünen Licht, hat er Zweifel, zeigt die Ampel gelb. Ist die Unsicherheit noch höher, springt das Lichtzeichen auf Rot.

Wo stecken die Probleme?

Auf dem ersten Blick scheint die Aufgabe eines Buchungsautomaten gar nicht so schwierig: Daten auslesen, sie in einer Struktur bringen, durch die Datenbank jagen und den besten Treffer als Buchungsvorschlag anzeigen. In der Praxis lauern jedoch zahlreiche Hindernisse.

Schlechte physische Qualität der Belege

Die beginnen bei der physischen Qualität der Belege. Dürftige Originalbelege auf Thermo- oder durchscheinendem Endlospapier, ein mangelhafter Scan, Verschmutzungen wie Kaffeeflecken, oder mehrseitige Belege können zu Lücken hinterlassen, die zu fehlerhaften Ausgangsdaten führen.

Kein Beleg wie der andere

Eine weitere Hürde stellt der Belegaufbau dar. Ein festes Format gibt es für Rechnungen nicht. Gleichwohl gibt es Standards, die in den meisten Rechnungen eingehalten werden. Allerdings existieren viele Ausnahmen. Ein gutes Beispiel ist das Bahnticket, das sowohl in der klassischen wie auch in PDF-Form als Rechnung verwendet werden darf.  Oder andere Länder – andere Sitten, das gilt auch für Rechnungen aus dem Ausland, die dank zunehmender internationaler Verflechtung und dem Online-Handel immer zahlreicher werden.

Herstellungskosten, Wareneinsatz oder Betriebsaufwand?

Probleme wird der Buchungsautomat auch mit Zuordnungsfragen haben. Bestimmte Kosten können Herstellungskosten, Wareneinsatz oder Betriebsaufwand darstellen. Auch die vielen individuellen Konten, die von den Buchhaltern gern und nicht immer planvoll angelegt werden, stellen Stolperfallen dar.

Neue Gesetze und Urteile

Am schwierigsten sind rechtliche Veränderungen zu verarbeiten. Die Stärke der KI, große Datenmengen auszuwerten, ist vergangenheitsorientiert. Tauchen neue Vorschriften auf, die in anderes Buchungsverhalten erfordern, nutzt das historische Wissen nur wenig. In der Praxis werden noch viel mehr Probleme auftauchen, die – sollten sie softwareseitig nicht gelöst werden – in der Kanzlei Teile der erwarteten Einsparungseffekte verpuffen lassen.

Wie hoch sind die Rationalisierungseffekte?

Bestimmte Vor- und Nacharbeiten werden sich kaum verändern. Bei kleineren Buchhaltungen wird sich der Einspareffekt daher kaum messen lassen. Bei größeren Buchhaltungen kommt hinzu, dass der Buchhalter nicht mehr weiß, warum ein bestimmter Beleg so oder anders gebucht worden ist. Fragt der Mandant oder das Finanzamt nach, wird der Hinweis, das habe der Buchungsautomat halt so gebucht, kaum als vertrauensbildende Maßnahme empfunden werden. Es wird also mehr Zeit benötigen, sich mit dem teilautomatisch erzeugtem Buchungswerk auseinanderzusetzen, um die Ergebnisse dem Mandanten zufriedenstellend präsentieren zu können.

Pareto-Prinzip

Gemäß DATEV liegt das Einsparpotenzial bei 50% (Handelsblatt vom 20.03. 2019). DATEV wäre kein Softwareunternehmen, würde es die Effekte seiner Produkte nicht maßlos übertreiben. Wahrscheinlicher sind zunächst 10 bis 20% weniger Aufwand. Die Zeitspareffekte werden sich im Laufe der Zeit bei zunehmender Übung in den Kanzleien und besser werdender Algorithmen auf 30 – 40% steigern lassen. Warum so wenig? Hier schlägt das Pareto-Prinzip zu, wonach 20% der Fälle 80% des Aufwands verursachen.

Stelleneinsparung? Fehlanzeige!

Wer jetzt durchzählt, wie viele Stellen er einsparen kann, sollte nicht zu voreilig sein. Es wird sich schnell beim Gesetzgeber, den Gerichten und der Verwaltung herumsprechen, dass in den Kanzleien ein erhebliches Automatisierungspotenzial Einzug gehalten hat. Die Hemmschwellen, noch weitere verkomplizierende Vorschriften zu erfinden, werden niedriger werden. An Erfindungsgeist mangelt es diesen Institutionen be­kann­tlich nicht. Auch die Mandanten werden mitbekommen, dass Automaten für Einsparungen sorgen. Sie werden entweder verlangen, die Gebühren zu senken oder zusätzliche Leistungen einfordern. Dies könnten z.B. bessere, individuellere Auswertungen sein. Besser Sie reagieren proaktiv, dann können Sie den Prozess steuern und die Mandantenbeziehung vertiefen.

Chancen der Automation

Der heute noch dominierende Mandantenauftrag lautet: Erstellung der Buchführung und des Jahresabschlusses sowie Erfüllung der Deklarationspflichten. Vereinzelt haben Steuerberater begonnen, auch Teile des Zahlungsverkehrs und Mahnwesens zu übernehmen. Doch die überwiegend erheblich zeitversetzte Buchung der Geschäftsvorfälle setzt hier deutliche Grenzen. Aufgaben des Controllings werden bestenfalls sporadisch übernommen.

Umgestaltung der Geschäftsprozesse

Die zunehmende Digitalisierung des Buchungsstoffes in Kooperation mit dem Buchungsautomat schreit geradezu danach, die Geschäftsprozesse umzugestalten. Wird bereits innerhalb der Periode und nicht erst bis zu 40 Tagen danach gebucht, ist es ein Kinderspiel, mit der Buchhaltung verknüpfte Tätigkeiten dem Mandanten abzunehmen. Zahlungsverkehr und Mahnwesen sollten die ersten Aufgaben sein.

Controlling

Eine weitere verwandte Aufgabe ist das Controlling. Hierzu muss freilich die Buchhaltung erweitert werden. Eine rein steuerorientierte Buchführung eignet sich nur bedingt für das Controlling. Goldstandard wäre eine auf die Informationsbedürfnisse des Mandanten abgestimmte Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Dies ist jedoch kein Produkt von der Stange. Es müsste eine umfassende Analyse und Beratung stattfinden, bevor die Parameter für die KLR festgelegt werden.

Größere Mandate

Durch den Wegfall des physischen Belegtransfers und der verbesserten Möglichkeit, Buchungen sehr zeitnah zu erfassen, verschwimmen die bisherigen Grenzen für eine Auftragsbuchführung. Es können auch deutlich größere Mandate akquiriert und profitabel betreut werden. Die Anbindung an die Vorsysteme der Mandanten, also insbesondere Warenwirtschaft, Auftrags- und Bestellwesen ist nicht banal aber auch kein Hexenwerk. Zunehmend stehen vorkonfigurierte Schnittstellen zwischen zahlreichen Mandantensystemen und Steuerberatersoftware zur Verfügung. Der Bedarf ist zweifellos vorhanden. Generationenwechsel bei den Buchhaltern, die zunehmende fachliche Komplexität, rechtliche Anforderungen wie die GOBD oder sich ständig ändernde umsatzsteuerliche Änderungen und die technischen Herausforderungen drängen viele Mittelständler dazu, sich nach Möglichkeiten des Outsourcings umzusehen. Der Buchungsautomat könnte sich als entscheidendes Akquisitionsargument erweisen.

Engpass Personal

Die vorgenannten – nur auszugsweise dargestellten – Chancen liegen auf der Straße. Zu befürchten ist, dass sie dort auch liegen bleiben. Die derzeit paradoxe Situation – eine dramatische Knappheit an Mitarbeitern – bei gleichzeitiger Angst, dass Massen von Arbeitsplätzen obsolet werden, erschwert den notwendigen Veränderungsprozess. Es herrscht eher die Mentalität „Augen zu und durch“ als eine planvolle Umsetzung der notwendigen Veränderungen. Bei einer Auslastung von mehr als 100%, wie sie derzeit in vielen Kanzleien vorherrscht, bleibt kein Raum für Innovationen. Und noch schlimmer: scheinbar auch keine Notwendigkeit. Der Laden brummt ja. Gunter Dück, ein bekannter Unternehmensphilosoph ist der Auffassung, dass jede Auslastung von mehr als 85% ein Problem ist. Geringste Störungen lösen eine Kette von Problemen aus, die mangels Kapazität nicht behoben werden können. Veränderungsprozesse können erst gar nicht gedeihen. Es macht Sinn, sowohl Mandantenaufträge kritisch zu untersuchen und Zeitfressern eine charmante Kündigung zu überreichen als auch betriebliche Prozesse zu hinterfragen. 20% Effizienz lassen sich bei einem Redesign der Abläufe gewinnen, und das noch bevor der Buchungsautomat aufschlägt.

Was ist künstliche Intelligenz (KI)?

Kaum ein Produkt, das ohne KI auskommt, glaubt man den Äußerungen der Hersteller. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem ambitionierten Begriff? Suggeriert wird, dass die natürliche Intelligenz des Menschen künstlich nachgebildet wird. Doch davon sind die Entwickler noch weit entfernt. Menschliche Intelligenz und die heute verfügbare KI sind überhaupt nicht vergleichbar. Was heute KI genannt wird, ist im Prinzip ein hochleistungsfähiges Statistikprogramm. Altbewährte mathematisch-statistische Funktionen wie Korrelation, Regression oder Stochastik werden in Algorithmen gegossen. Dank der immensen Rechenleistung heutiger Computer können Milliarden von Datenpunkten miteinander in Beziehung gesetzt und nach wiederkehrenden Mustern durchforstet werden. Von selbst lernenden Systemen spricht man, wenn die gefundenen Muster als Ausgangsbasis für weitere Beziehungssuche genutzt werden. Dieser Prozess kann sich mehrmals wiederholen. Die Architekten der Software wissen jedoch nicht, welche Muster die von ihnen geschaffene KI findet und wie sie diese Muster in weiteren Iterationsschritten weiterverarbeitet. Es ist daher sehr schwierig nachzuvollziehen, wie bestimmte Ergebnisse, die von der KI ausgeworfen werden, zustande kommen. Es entsteht die berühmte Blackbox. Hier liegt die Quelle vorhandener Befürchtungen, die KI könnte sich verselbständigen. Zahlreiche Science-Fiction Romane und Spielfilme verdanken ihre Story einer durchgeknallten KI. Die menschliche Intelligenz ist voller Schwächen. Sie basiert auf einem unzuverlässigen Gedächtnis und agiert mit Emotionen. Nicht die statistische Wahrscheinlichkeit bildet die Grundlage für Urteile, sondern singuläre Erfahrungen, die mutig verallgemeinert werden. Wissenslücken werden lässig mit Glaubenssätzen gefüllt, jüngere Erfahrungen werden übergewichtet, eigenes Wissen wird überschätzt. Resultat sind zahlreiche Denk- und Verhaltensfehler, die jedem Tagein- Tagaus passieren. Viele dieser Fehler werden nicht erkannt, nicht einmal von Prüfinstanzen. Andere Fehler werden von Gruppen, nationalen Gesellschaften oder gar weltweit systematisch begangen, ohne dass sie als solche bemerkt werden. Häufig dauert es Jahrzehnte bis solche Fehler wenigstens teilweise korrigiert werden. Beispiele dafür gibt es zahlreiche, insbesondere in der Umweltpolitik. Zu nennen ist exemplarisch das Konzept der autogerechten Stadt. Erst allmählich und zögerlich werden die schlimmsten Auswüchse beseitigt. Und dennoch hat die menschliche Intelligenz Großartiges zustande gebracht. Flugzeuge, Kunstwerke, Hochhäuser, Computer und eben auch die KI, um nur einiges zu nennen. Die heutige KI würde so etwas niemals zu Stande bringen. Sie kann zwar durchaus etwas Neues schaffen, wie z.B. Bilder malen, Bücher schreiben oder Buchungssätze erraten. Aber diese Kreationen können letztendlich nur durch die Auswertung bereits vorhandener Werke entstehen. Sie sind lediglich eine kurze Fortschreibung bereits Dagewesenes. Das kann die KI. Sie kann auch mit einer hohen Wahrscheinlichkeit vorhersagen, was wir als nächstes tun. Aber bereits das übernächste fällt ihr schwer und was wir danach treiben, bleibt im Dunkeln. Würde man die Qualität des Geschaffenen beurteilen, würde nicht mehr als Durchschnittliches herauskommen. Das bedingt die Basis der KI, die Statistik und insbesondere die Stochastik. Statistik schneidet bekanntlich Kopf und Füße ab. Übrig bleibt das mittlere, das Mittelmaß. KI macht keine Fehler, es sei denn die unzuverlässige natürliche Intelligenz hat ihr – natürlich unbewusst – welche einprogrammiert. Aber dann macht die KI zuverlässig stets die gleichen Fehler. Anders wir Menschen, wir machen zwar unendlich viele Fehler, aber beim Wiederholen derselben sind wir sparsamer. Jede KI unterscheidet sich von der anderen, abhängig von der Zielsetzung sowie dem Geschick und Stil der KI-Architekten. Aber die Methoden ähneln sich stark und basieren letztlich allesamt auf mathematisch-statistischen Funktionen. Unser menschliches Gehirn dagegen ist genauso individuell wie unsere Fingerabdrücke. Kein Geist gleicht dem anderen. Diese Vielfalt, die Kommunikation zwischen den Menschen mit all ihren unterschiedlichen Denkstrukturen und gerade auch die Fehleranfälligkeit in Kooperation mit dem Kollegen Zufall sind die Basis menschlicher Kreativität. Keine derzeit bekannte KI ist auch nur ansatzweise in der Lage, diese menschliche Intelligenz zu erreichen.

Ergebnis

Mit dem Buchungsautomat wird den Kanzleien ein gut geschärftes Werkzeug mit einem langen Hebel zur Verfügung gestellt. Pfiffige Kanzleien werden aus dieser neuen Software deutlich mehr herausholen als zaudernde Kollegen. Der Wettbewerbsdarwinismus kommt in Fahrt. Es ist weniger entscheidend, wie groß eine Kanzlei ist, sondern wie fit sie ist. Rationalisierungseffekte werden zu einem großen Teil mit ansteigenden Anforderungen egalisiert werden. Der verbleibende Rest sollte genutzt werden, weitere Dienstleistungen zu entwickeln und dem Mandanten anzubieten. Geeignet sind insbesondere solche Services, die eng mit der Buchführung verknüpft sind. Die vorhandene Bremse des knappen Personals kann auch dadurch entschärft werden, unlukrative Mandate auszusortieren und sich stattdessen auf die Vertiefung der Mandatsbeziehung zu den attraktiven Mandanten zu kümmern. Dass der Buchungsautomat Arbeitsplätze vernichten soll ist eine Mär, die mit ähnlichen Worten schon häufig in der Geschichte der Marktwirtschaft erzählt wurde.
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