Finanzdienstleister benötigen ein Organisatonshandbuch - Wir habe eines für Sie erarbeitet

Musterlösung: Organisationshandbuch für Finanzdienstleister

Finanzdienstleister benötigen ein Organisatonshandbuch - Wir habe eines für Sie erarbeitetFinanzdienstleistungsinstitute sind verpflichtet, ihre Organisation in einem Handbuch zu beschreiben, so dass jederzeit alle Mitarbeiter wissen, welche Handlungen in welcher Situation erforderlich sind. Eine Nichtbeachtung dieser Pflicht kann zu ernsthaften Problemen mit der BaFin und vor allem in Haftungsfällen zu Nachteilen führen. Versicherungen könnten eine Schadensregulierung mit dem Hinweis auf ein nicht vorhandenes oder schlecht gepflegtes Handbuch verweigern. Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater hat eine praxisorientierte Lösung erarbeitet. Nachfolgend erhalten Sie eine Kurzvorstellung des Heßler Mosebach Organisationshandbuch für Finanzdienstleister.

Weitere Informationen zum Heßler Mosebach Organisationshandbuch für Finanzdienstleister können Sie downloaden.

Kurzvorstellung des Heßler Mosebach Organisationshandbuch für Finanzdienstleister

(1)      Dateiform oder Software-Lösung

Das Organisationshandbuch ist in Dateiform oder als Software-Lösung verfügbar.

In Dateiform basiert es auf Word-, Excel-, Powerpoint- und PDF-Dateien. Es verfügt über die in diesen Programmen möglichen Funktionen, z.B. Hyperlinks, Navigation etc.

Als Software-Lösung kommt ein Web-basiertes System zum Einsatz, das im Intranet oder im Internet bereitgestellt werden kann. Sofern die Internet-Lösung zum Einsatz kommt, werden selbstverständlich Sicherheitsmechanismen implementiert, die das notwendige Vertrauen garantieren.

Vorteil der Software-Lösung ist eine intuitive Benutzeroberfläche, eine komfortable und leistungsfähige Suche, Querverweise, die Möglichkeit, bestimmte Teile als Favoriten zu kennzeichnen, sowie ein Glossar, dessen Inhalt sich bereits zeigt, wenn mit der Maus der entsprechende Begriff berührt wird. Zusätzlich sind Änderungen leicht möglich. Das System orientiert sich am populären Wikipedia.

(2)      Aufbau des Organisationshandbuchs für Finanzdienstleister

Das Organisationshandbuch ist in sechs Abschnitte unterteilt.

Abschnitt 1 (Vorbemerkung) und Abschnitt 2 (Einführung) stellen den Allgemeinen Teil dar. Hier werden die Struktur des Unternehmens und der Geschäftstätigkeit aufgezeigt und die Größeneinstufung vorgenommen. Dies gilt für alle weiteren Abschnitte, deren Ausgestaltung von den Angaben in Abschnitt 2 abhängt.

Die Abschnitte 3 bis 6 stellen den Fachlichen Teil dar. Sie beinhalten im Wesentlichen jeweils ein Gesetz, wobei es Überschneidungen gibt, die Beachtung finden. Abschnitt 3 behandelt das KWG, Abschnitt 4 das WpHG und die MaComp, Abschnitt 5 das GWG und Abschnitt 6 die MaRisk.

Muster eines Organisationshandbuches für Finanzdienstleister von Petra Mosebach(3)      Vorteile und Navigation im Organisationshandbuch

Durch den beschriebenen Aufbau erreichen wir größtmögliche Übersichtlichkeit.

Auf Wiederholungen wird verzichtet, soweit dies der Übersichtlichkeit dient. Angaben, die für mehrere Abschnitte gelten, wurden im Allgemeinen Teil „vor die Klammer gezogen“. Angaben die wiederholt werden müssten, wurden durch Verlinkung verknüpft.

Jeder einzelne Abschnitt und Unterabschnitt kann über das Inhaltsverzeichnis sowie über den Navigationsbereich direkt angeklickt und geöffnet werden.

(4)      Rechtliche Grundlagen

Jedem Abschnitt im Fachlichen Teil ist eine Übersicht über die relevanten gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorschriften vorangestellt.

Dies trägt vor allem dem Bedürfnis Rechnung, die Vielzahl der Vorschriften auf einen Blick erfassen zu können.

(5)      Inhalte des Organisationshandbuch für Finanzdienstleister

Das Organisationshandbuch enthält – soweit möglich – nur die Inhalte, die für das Institut relevant und wesentlich sind.

Regelungen, die nach aufsichtsrechtlichen Vorschriften zwingend sind, im Institut aber so gut wie nie zur Anwendung kommen (z.B. Identifizierung nicht anwesender Ausländer), wurden in die Anlagen verlagert. Auf diese wird im Organisationshandbuch verwiesen, so dass man bei Bedarf nachlesen kann.

Abschnitte, die für das Institut nicht relevant sind, entfallen vollständig. Wenn z.B. ein Institut keine Finanzanalysen erstellt und veröffentlicht, wird dies im Allgemeinen Teil dargestellt. Der Fachliche Teil enthält dann keine Regelungen dazu.

(6)      Anpassungen und Änderungen des Organisationshandbuchs

Das Organisationshandbuch enthält geschützte sowie anpassbare Textabschnitte.

Die geschützten Textabschnitte enthalten die gesetzlich oder aufsichtsrechtlich festgelegten Inhalte. Diese sollten nicht verändert werden. Um sie gegen Änderungen (auch versehentliche) zu schützen, sind sie gesperrt und können nur von demjenigen bearbeitet werden, der die entsprechende Berechtigung hat. Standardmäßig liegt diese bei uns zwecks regelmäßiger Updates. Die Vergabe an eine andere Person ist natürlich möglich.

Die anpassbaren Textabschnitte enthalten die institutsspezifischen Regelungen, z.B. Ablauforganisation. Diese können vom Institut nach Bedarf geändert und angepasst werden. Natürlich können Berechtigungen vergeben werden, so dass nur ausgewählte Personen, nicht aber jeder Mitarbeiter, Änderungen vornehmen können.

(7)      Anlagen zum Organisationshandbuch

Die Anlagen enthalten Musterverträge, Formulare, Arbeits- und Organisationsmittel sowie Regelungen, die aus dem laufenden Text herausgenommen wurden.

Auf die jeweils relevanten Anlagen wird im Text verwiesen. Diese sind über Hyperlinks verlinkt, so dass sie sich auf Mausklick öffnen.

Die Datenbank kann auch direkt geöffnet werden, so dass man sich z.B. das WpHG-Formular herausziehen kann, ohne im Organisationshandbuch blättern zu müssen.

Die Anlagen können beliebig angepasst und erweitert werden.

Weitere Informationen zum Heßler Mosebach Organisationshandbuch für Finanzdienstleister können Sie downloaden.

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